Để đối phó với những điều không chắc chắn do Covid-19 đưa ra, nhiều công ty và trường đại học đã yêu cầu nhân viên của họ làm việc từ xa. Mặc dù gần một phần tư lực lượng lao động công nghệ ở Việt Nam đã làm việc tại nhà ít nhất một phần thời gian, các chính sách mới khiến nhiều nhân viên - và người quản lý của họ - lần đầu tiên rời khỏi văn phòng và tách biệt với nhau.
Dù có ưu tiên thiết lập các chính sách và đào tạo làm việc từ xa rõ ràng trước, trong thời điểm khủng hoảng hoặc các tình huống thay đổi nhanh chóng khác, mức độ chuẩn bị này có thể không khả thi. May mắn thay, có những bước cụ thể, dựa trên nghiên cứu mà các nhà quản lý có thể thực hiện mà không cần nỗ lực lớn để cải thiện sự tham gia và năng suất của nhân viên từ xa, ngay cả khi có ít thời gian để chuẩn bị.
Những thách thức chung của công việc từ xa
Để bắt đầu, các nhà quản lý cần hiểu các yếu tố có thể khiến công việc từ xa đặc biệt đòi hỏi khắt khe. Mặt khác, nhân viên có hiệu suất cao có thể trải nghiệm sự suy giảm hiệu suất công việc và sự tham gia khi họ bắt đầu làm việc từ xa, đặc biệt là trong trường hợp không có sự chuẩn bị và đào tạo. Những thách thức cố hữu trong công việc từ xa bao gồm:
Thiếu sự giám sát trực diện
Cả người quản lý và nhân viên của họ thường bày tỏ mối lo ngại về việc thiếu sự tương tác trực diện. Các quản lý lo lắng rằng nhân viên sẽ không làm việc chăm chỉ hoặc hiệu quả (mặc dù nghiên cứu chỉ ra cách khác, ít nhất là đối với một số loại công việc). Mặt khác, nhiều nhân viên, đấu tranh với việc giảm quyền truy cập vào hỗ trợ và giao tiếp quản lý. Trong một số trường hợp, nhân viên cảm thấy rằng các nhà quản lý từ xa mất liên lạc với nhu cầu của họ, và do đó không hỗ trợ cũng như không hữu ích trong việc hoàn thành công việc của họ.
Thiếu quyền truy cập thông tin
Những người lao động mới ở xa thường rất ngạc nhiên bởi thời gian và nỗ lực cần thiết để xác định thông tin từ đồng nghiệp. Ngay cả việc nhận được câu trả lời cho những câu hỏi có vẻ như đơn giản cũng có thể cảm thấy như một trở ngại lớn đối với một công nhân làm việc tại nhà.
Hiện tượng này vượt ra ngoài công việc tác vụ đến những thách thức giữa các cá nhân có thể xuất hiện giữa các đồng nghiệp ở xa. Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng việc thiếu hiểu sâu giữa những đồng nghiệp làm việc từ xa sẽ dẫn đến những khó khăn trong việc hỗ trợ và tính sẵn sàng cung cấp cho đồng nghiệp hỗ trợ cần thiết trong các tình huống khó khăn thấp hơn. Ví dụ, nếu bạn biết rằng nữ nhân viên của bạn đang có một ngày khó khăn, bạn sẽ xem một email "lộng lẫy" từ họ như một sản phẩm tự nhiên của sự căng thẳng mà họ đang gặp phải. Tuy nhiên, nếu bạn nhận được email này từ một đồng nghiệp ở xa, không hiểu gì về hoàn cảnh hiện tại của họ, bạn có nhiều khả năng phát sinh định kiến hoặc ít nhất là suy nghĩ kém về tính chuyên nghiệp của đồng nghiệp.
Cách ly xã hội
Cô đơn là một trong những phàn nàn phổ biến nhất về công việc từ xa, với nhân viên thiếu sự tương tác xã hội không chính thức của một môi trường văn phòng. Người ta cho rằng những người ngoại đạo có thể bị cô lập nhiều hơn trong thời gian ngắn, đặc biệt nếu họ không có cơ hội kết nối với những người khác trong môi trường làm việc từ xa. Tuy nhiên, trong một khoảng thời gian dài hơn, sự cô lập có thể khiến bất kỳ nhân viên nào cảm thấy ít thuộc về tổ chức của họ và thậm chí có thể dẫn đến việc gia tăng ý định rời khỏi công ty.
Xao nhãng, phiền nhiễu ở nhà
Chúng ta thường thấy những bức ảnh đại diện cho công việc từ xa miêu tả cha mẹ bế con và gõ máy tính xách tay, thường ngồi trên ghế sofa hoặc sàn phòng khách. Trong thực tế, đây là một đại diện khủng khiếp của công việc ảo hiệu quả. Thông thường, chúng ta khuyến khích chủ lao động đảm bảo rằng nhân viên từ xa của họ có cả không gian làm việc chuyên dụng và chăm sóc trẻ đầy đủ trước khi cho phép họ làm việc từ xa. Tuy nhiên, trong trường hợp chuyển đổi đột ngột sang công việc ảo, có nhiều khả năng nhân viên sẽ phải đối mặt với không gian làm việc dưới mức tối ưu và (trong trường hợp đóng cửa trường học và nhà trẻ) trách nhiệm nuôi dạy con đến bất ngờ. Ngay cả trong hoàn cảnh bình thường, nhu cầu gia đình và gia đình có thể ảnh hưởng đến công việc từ xa; các nhà quản lý nên kỳ vọng những phiền nhiễu này sẽ lớn hơn trong quá trình chuyển đổi công việc không có kế hoạch này.
Xao nhãng, một trong những thách thức kho làm việc tại nhà
Làm thế nào các nhà quản lý có thể hỗ trợ nhân viên từ xa
Nhiều công việc từ xa có thể đầy thách thức, cũng có những điều tương đối nhanh chóng và rẻ tiền mà các nhà quản lý có thể làm để giảm bớt sự chuyển đổi. Các hành động bạn có thể thực hiện hôm nay bao gồm:
Thiết lập cấu trúc đăng ký hàng ngày
Đăng ký và Cam kết khi làm việc tại nhà
Nhiều người quản lý từ xa thành công thiết lập một cuộc gọi hàng ngày với nhân viên từ xa của họ. Điều này có thể ở dạng một loạt các cuộc gọi trực tiếp, nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập với nhau hơn hoặc gọi nhóm, nếu công việc của họ có tính hợp tác cao. Tính năng quan trọng là các cuộc gọi là thường xuyên và có thể dự đoán được, và chúng là một diễn đàn trong đó nhân viên biết rằng họ có thể tham khảo ý kiến của bạn, và những mối quan tâm và câu hỏi của họ sẽ được lắng nghe.
Cung cấp một số tùy chọn công nghệ truyền thông khác nhau
Email một mình là không đủ. Những người làm việc từ xa được hưởng lợi từ việc có một công nghệ giàu hơn, như hội nghị truyền hình, cung cấp cho người tham gia nhiều tín hiệu trực quan mà họ sẽ có nếu họ đối mặt. Hội nghị truyền hình có nhiều lợi thế, đặc biệt đối với các nhóm nhỏ hơn: Các tín hiệu trực quan cho phép tăng cường kiến thức lẫn nhau về các đồng nghiệp và cũng giúp giảm cảm giác bị cô lập giữa các đội. Video cũng đặc biệt hữu ích cho các cuộc hội thoại phức tạp hoặc nhạy cảm, vì nó mang lại cảm giác cá nhân hơn so với giao tiếp bằng văn bản hoặc âm thanh.
Có những trường hợp khác khi sự hợp tác nhanh chóng quan trọng hơn chi tiết trực quan. Đối với những tình huống này, hãy cung cấp chức năng nhắn tin cá nhân hỗ trợ trên thiết bị di động (như Slack, Zoom, Microsoft Team, v.v.) có thể được sử dụng cho các cuộc hội thoại đơn giản, ít trang trọng hơn, cũng như giao tiếp nhạy cảm với thời gian.
Nếu công ty của bạn không có sẵn các công cụ công nghệ, có những cách rẻ tiền để có được các phiên bản đơn giản của các công cụ này cho nhóm của bạn, như là một sửa chữa ngắn hạn. Tham khảo ý kiến với tổ chức của bạn Bộ phận CNTT để đảm bảo có mức bảo mật dữ liệu phù hợp trước khi sử dụng bất kỳ công cụ nào trong số này.
Và sau đó thiết lập các quy tắc của Cam kết
Công việc từ xa trở nên hiệu quả và thỏa mãn hơn khi các nhà quản lý đặt kỳ vọng về tần suất, phương tiện và thời gian giao tiếp lý tưởng cho các nhóm của họ. Ví dụ, chúng tôi sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp đăng ký hàng ngày, nhưng chúng tôi sử dụng IM khi có việc gì đó khẩn cấp. Ngoài ra, nếu bạn có thể, hãy cho nhân viên của bạn biết cách tốt nhất và thời gian để liên lạc với bạn trong ngày làm việc (ví dụ, tôi có xu hướng có mặt nhiều hơn vào cuối ngày để trò chuyện qua điện thoại hoặc video, nhưng nếu có trường hợp khẩn cấp sớm hơn trong ngày, gửi cho tôi một văn bản.) Cuối cùng, hãy chú ý liên lạc giữa các thành viên trong nhóm (ở mức độ phù hợp), để đảm bảo rằng họ đang chia sẻ thông tin khi cần.
Chúng tôi khuyên các nhà quản lý nên thiết lập các quy tắc này của Cam kết với các nhân viên càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trong cuộc họp đăng ký trực tuyến đầu tiên. Trong khi một số lựa chọn về những kỳ vọng cụ thể có thể tốt hơn những lựa chọn khác, thì yếu tố quan trọng nhất là tất cả nhân viên đều có chung một kỳ vọng cho việc giao tiếp.
Tạo cơ hội cho giao tiếp xã hội từ xa
Một trong những bước cần thiết nhất mà người quản lý có thể thực hiện là cấu trúc các cách để nhân viên tương tác xã hội (nghĩa là có các cuộc trò chuyện không chính thức về các chủ đề không làm việc) trong khi làm việc từ xa. Điều này đúng với tất cả những người làm việc ở xa, nhưng đặc biệt là đối với những người lao động đã đột ngột rời khỏi văn phòng.
Cách dễ nhất để thiết lập một số tương tác xã hội cơ bản là dành một chút thời gian khi bắt đầu các cuộc gọi nhóm chỉ dành cho các mục không phải là công việc (ví dụ, chúng tôi sẽ dành vài phút đầu tiên để bắt kịp nhau. ngày cuối tuần?"). Các tùy chọn khác bao gồm các bữa tiệc pizza ảo (trong đó pizza được giao cho tất cả các thành viên trong nhóm tại thời điểm hội nghị truyền hình) hoặc các bữa tiệc văn phòng ảo (trong đó các gói dịch vụ chăm sóc của nhóm có thể được gửi trước và được thưởng thức cùng lúc). Mặc dù các loại sự kiện này nghe có vẻ giả tạo hoặc bị ép buộc, các nhà quản lý có kinh nghiệm của công nhân từ xa (và chính các công nhân) báo cáo rằng các sự kiện ảo giúp giảm cảm giác bị cô lập, thúc đẩy cảm giác thân thuộc.
Cung cấp khuyến khích và hỗ trợ cảm xúc
Đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi đột ngột sang công việc từ xa, điều quan trọng là các nhà quản lý phải thừa nhận căng thẳng, lắng nghe nhân viên, những lo lắng và lo lắng, và đồng cảm với các cuộc đấu tranh của họ. Nếu một nhân viên mới ở xa rõ ràng đang vật lộn nhưng không truyền đạt được căng thẳng hoặc lo lắng, hãy hỏi họ cách họ làm. Ngay cả một câu hỏi chung chung như là Làm thế nào tình huống làm việc từ xa này làm việc cho bạn cho đến nay? có thể gợi ra thông tin quan trọng mà bạn có thể không nghe thấy. Khi bạn đặt câu hỏi, hãy chắc chắn lắng nghe cẩn thận câu trả lời, và đưa lại câu trả lời ngắn gọn cho nhân viên, để đảm bảo rằng bạn hiểu đúng. Hãy để nhân viên Căng thẳng hoặc lo lắng (chứ không phải của riêng bạn) là trọng tâm của cuộc trò chuyện này.
Nghiên cứu về trí tuệ cảm xúc và sự lây nhiễm cảm xúc cho chúng ta biết rằng nhân viên nhìn vào người quản lý của họ để biết cách phản ứng với những thay đổi đột ngột hoặc tình huống khủng hoảng. Nếu một người quản lý truyền đạt sự căng thẳng và bất lực, thì điều này sẽ có cái mà Daniel Goleman gọi là hiệu ứng Lừa đảo xuống trên các nhân viên. Các nhà lãnh đạo hiệu quả thực hiện một cách tiếp cận hai hướng, vừa thừa nhận sự căng thẳng và lo lắng mà nhân viên có thể cảm thấy trong hoàn cảnh khó khăn, nhưng cũng khẳng định sự tự tin của họ đối với đội của họ, sử dụng các cụm từ như là chúng tôi đã nhận được điều này, hay là khó khăn, nhưng tôi biết chúng ta có thể xử lý nó, nên hay thôi, hãy tìm cách sử dụng điểm mạnh của mình trong thời gian này. Với sự hỗ trợ này, nhân viên có nhiều khả năng chấp nhận thử thách với ý thức về mục đích và sự tập trung.
Chúng tôi sẽ thêm ghi chú khuyến khích của riêng mình cho các nhà quản lý đối mặt với công việc từ xa lần đầu tiên: bạn đã nhận được điều này. Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến lời khuyên của riêng bạn để quản lý nhân viên từ xa của bạn.
Lược dịch từ HBR (Harvard Business Review)